Aplicaciones de Gestión de Negocio

Mi mundo

Una vista completa de los flujos de trabajo centralizados en el usuario de la suite de aplicaciones empresariales 'globales'
Mi mundo
Nuestro paquete de aplicaciones empresariales en la nube es amplio y abarca más de 70 subaplicaciones distribuidas en 20 géneros de aplicaciones a través de Customer Relationship Management (CRM) y Enteprise Resource Planning (ERP). Como usuario final, especialmente si está utilizando todo el conjunto de productos, necesita un área que visualice todas las aplicaciones habilitadas para usted, como usuario, y que le muestre qué le "importa" más. 'Mi mundo' es una vista centrada en el usuario de todas las aplicaciones habilitadas a las que cualquier usuario individual tiene acceso. Se enfoca en que los usuarios observen las cosas que requieren su atención. Sí, los usuarios reciben alertas y notificaciones basadas en correo electrónico cuando algo requiere su atención, pero eso puede no ser suficiente. Para garantizar que no se olviden los entregables de los flujos de trabajo asignados, nuestra tecnología examina el conjunto de datos completo de la empresa de la que el usuario es miembro y lo analiza con la intención de mostrarle a ese usuario en qué debe trabajar. Elimina todas las otras conversaciones, actualizaciones y comentarios; enfocando al usuario absolutamente en los trabajos y acciones que necesitan para la acción. Cada vez que se habilita una nueva autorización de aplicación para un usuario, se actualiza su vista 'Mi mundo' de artículos de flujo de trabajo asociados que los afectan. La próxima vez que inicien sesión, la aplicación 'Mi mundo' toma en cuenta las nuevas autorizaciones e incluye esa nueva área de aplicación en sus vistas. Luego, es una cuestión simple para el usuario hacer clic en su camino a través de su vista 'Mi mundo' que trata con cualquier acción que se le asigne o que requiera su trabajo. A veces puede ser solo una aprobación de algún flujo de trabajo, a veces puede requerir una tarea para completarse. Los usuarios generalmente encuentran que usar My World les ayuda a manejar sus acciones de manera rápida y eficiente. A continuación, se refieren a los elementos de la aplicación individual para filtrar y ordenar según los objetivos más amplios que no necesariamente los afectan directamente. 'Mi mundo' lleva al usuario a sus responsabilidades y acciones; ¡con rapidez!
Características
  • Una vista centrada en el usuario automatizada de todas las acciones de los flujos de trabajo inducidos en todo el conjunto de aplicaciones comerciales habilitadas
  • Muestra elementos de flujos de trabajo sobresaliente, por ejemplo, hojas de asistencia aprobadas, solicitudes de vacaciones, pagos de gastos y mucho más
  • Muestra los tickets de la mesa de ayuda y del servicio de asistencia al usuario y su estado actual
  • Muestra los detalles del usuario de su empresa (si son empleados, ¡no para usuarios de autoservicio!)
  • Muestra una vista de arriba hacia abajo de todos los documentos propiedad de ese usuario en todas las sub-aplicaciones de la suite
  • Permite al usuario revisar sus derechos de vacaciones restantes, el estado de las solicitudes de vacaciones abiertas y para reservar nuevas solicitudes de vacaciones rápidamente
  • Proporciona al usuario un gráfico de mini-org del Equipo / Departamento del que es miembro
  • Si el usuario es miembro de un equipo de ventas, puede ver su estado de membresía y las cuotas anuales para su equipo.
  • El usuario puede revisar su conjunto de Objetivos de Recursos Humanos, o con los roles necesarios para aquellos del negocio, departamento o equipo
  • Los usuarios pueden revisar su hoja de tiempo semanal actual, agregar nuevas horas trabajadas o presentar la hoja de tiempo actual para su aprobación
  • Los usuarios pueden revisar sus gastos presentados (todos o para proyectos específicos) o agregar nuevas reclamaciones de gastos
  • Los usuarios pueden sincronizar rápidamente su cuenta de aplicaciones comerciales con contactos / calendarios en Microsoft Office 365 y Google
  • El uso puede acceder rápidamente a los proyectos de salas de equipo contra los que se contratan.
Beneficios
  • Mi mundo enfoca al usuario en los artículos y actividades que los afectan. No se atascan por el peso de otras 'cosas' que afectan a otros usuarios o procesos
  • Para muchos usuarios, la capacidad de ver solo sus propias cosas hace que incluso los flujos de trabajo más complejos sean más fáciles de administrar y operar
  • Proporciona un portal para sub-aplicaciones utilizadas por usuarios de autoservicio sin confusión ni confusión
  • Proporciona a los usuarios la capacidad de interactuar con tareas asignadas y flujos de trabajo en otras aplicaciones a las que no tienen derechos de acceso nativos; por ejemplo, los usuarios pueden autorizar hojas de tiempo o gastos mientras su colega supervisor está de vacaciones.
  • Simple, pero efectivo y poderoso. Condensa las vistas centradas en el usuario de lo que está sucediendo para reducir los retrasos
  • Proporciona acceso rápido a usuarios de autoservicio a sus propios tickets de servicio de asistencia y solicitudes de servicio
  • Proporciona la capacidad para que los contratistas inicien sesión y presenten los gastos y las hojas de asistencia a pesar de que no tienen acceso primario basado en 'empleado' a los recursos humanos.
  • Permite a los empleados o usuarios de autoservicio editar sus propios detalles del registro maestro, cambiar o actualizar direcciones e incluso cargar su foto de perfil preferida, detalles de contacto de emergencia, CV (Currículum vitae) y mucho más
  • La capacidad de agregar / filtrar rápidamente y ordenar registros en cada área agrega flexibilidad adicional y conveniencia para los usuarios
  • Tener todas las actividades de flujo de trabajo agrupadas en una sola estructura de navegación hace que sea fácil navegar rápidamente a través de varias áreas de negocios con un solo click
"Mi mundo", como su nombre lo indica, es el centro de la vista de los usuarios de todos los flujos de trabajo y procesos de los que forman parte, o aquellos de los que tienen derecho a iniciar nuevos flujos de trabajo. Perfecciona las acciones de los usuarios para centrarse en las áreas que tienen elementos abiertos o pendientes en todo el conjunto de aplicaciones habilitadas para cualquier usuario de la empresa. A medida que las áreas de aplicación están habilitadas, se pueblan automáticamente en la vista "Mi mundo". Ninguna personalización, preparación o trabajo de instalación es requerido por un usuario individual. Si un flujo de trabajo o proceso está habilitado para ellos, la aplicación muestra el flujo de trabajo en su área de aplicación de contenedor relevante. Los usuarios, con los permisos pertinentes, en algunos casos pueden crear nuevos elementos de flujo de trabajo, por ejemplo, presentar nuevos gastos comerciales en el 'proceso de aprobación' o una nueva hoja de tiempo o una solicitud de reserva de vacaciones, y así sucesivamente.
Introduction to My World

¿Cuál es el propósito principal de "Mi mundo"?

Acceso rápido a flujos de trabajo y acciones que requieren la atención de usuarios conectados

Nuestra Suite de aplicaciones es grande. No se puede negar. Hay alrededor de 79 aplicaciones distribuidas en 20 áreas principales de negocios. Como tenemos la misión de llevar la automatización inteligente a su negocio, es razonable suponer que muchas de las áreas de aplicación son impulsadas por flujos de trabajo y procesos para mantener su negocio en funcionamiento. Todo esto es cierto, pero sin un solo lugar práctico al que un usuario pueda ver todo el flujo de trabajo y procesar elementos que requieran su atención, sería muy fácil que se pierdan cosas críticas incluso con los mejores esfuerzos para advertir, notificar y alertar a los usuarios de las cosas que necesitan su atención a través de correo electrónico. "Mi mundo" es un área de aplicación común que reúne todos los elementos dispersos en todas las áreas del negocio en las que el usuario tiene un papel para jugar, de modo que todos puedan verse en un solo lugar. Sus capacidades incluyen;

  • Mi flujo de trabajo, que incluye flujos de trabajo de Gestión de activos, Gestión de cambios, Pedidos de clientes, Contactos de CRM, Gestión de contratos, Formularios electrónicos, Gestión de gastos, mesas de ayuda, Gestión de vacaciones, Gestión de facturas, Trabajos (desde Gestión de recursos), Ventajas de CRM, Objetivos de eHR, Procesos de información solicitados de los departamentos de ayuda especializados, Revisiones del personal, Manejo de horas trabajadas y Gestión de usuarios. Sí, hay muchos, ¡pero son filtrables y clasificables para que pueda abrirse camino a través de lo que es suyo rápidamente!   
  • Mis solicitudes: revise sus tickets abiertos del servicio de asistencia y su estado actual   
  • Mis datos: verifique sus registros personales, cargue su último CV, cambie sus datos de contacto de emergencia o cargue su último retrato / fotografía, cambie direcciones, números de teléfono ...   
  • Mi empresa: acceso rápido a una descripción general de su empresa (útil para nuevos empleados)   
  • Mis documentos: una vista de usuarios de sus propios contenidos y carpetas de administración de documentos   
  • Mis días festivos: revise su derecho a vacaciones del año y, si es un gerente o jefe de equipo, revise los derechos de su equipo o departamento y envíe rápidamente nuevas solicitudes de vacaciones     
  • Mi equipo: un organigrama rápido de su equipo y sus detalles de contacto     
  • Mi equipo de ventas: descripción general de la estructura de su equipo de ventas (si está en ventas) y los objetivos anuales de ventas establecidos actualmente para cada miembro     
  • Mis objetivos: acceda a los objetivos de los empleados que se le han asignado y revise su estado actual     
  • Mis partes de horas: agregue, actualice o modifique rápidamente su parte de horas semanal para las horas facturables y no facturables trabajadas     
  • Mis gastos: agregue nuevos o revise los gastos comerciales actuales enviados por 'permitido / aprobado', en curso o rechazado. También puede revisarlos por Proyecto, ya que pueden haber sido reservados contra         
  • Administrador de sincronización: crea sincronización entre tu suite de aplicaciones empresariales y tus contactos y calendarios de Google u Office365 aquí. Es tan simple como iniciar sesión una vez y luego se sincroniza en el fondo sin más intervención         
  • Mis proyectos: muestra una lista de proyectos de los que forma parte de los proyectos en los que se originan los Team Rooms de los que es miembro. Los proyectos estándar y las tareas de proyecto no se gestionan en My World, solo se derivan los derivados de Team Room. Esto es para respaldar el concepto de recursos de proyectos invitados a través del autoservicio ayudando a entregar proyectos y enviar partes de horas. Si desea revisar las tareas principales de su proyecto, deberá ir a la principal aplicación de proyectos

An Example View of the areas exposed by Trivaeo My World to a business portal user
My World - Main areas of focus

Mi mundo - Destacados

  • En línea 24x7
    Proporciona acceso rápido y conveniente para los usuarios de su empresa a las áreas de su cartera de aplicaciones comerciales que requieren su atención
  • Tiempo real
    Todos los flujos de trabajo y procesos manejados por los usuarios en "Mi mundo" se manejan en tiempo real. Sin procesamiento por lotes o aguas abajo
  • Gran flexibilidad
    Habilite las aplicaciones principales para un usuario en la administración de usuarios y su vista "Mi mundo" se completa automáticamente
  • Automatización
    La automatización inteligente de su empresa comienza en el área de administración donde establece sus procesos y flujos de trabajo. Sus usuarios los manejan rutinariamente en "Mi mundo" en las áreas principales de la aplicación. De cualquier manera, es la automatización conduce las acciones a sus usuarios
A My World view of existing employee holiday entitlement and remaining holidays with option to submit a new holiday booking request
Ejemplo Vista de administración de Cacaciones de Mi mundo que muestra los derechos de vacaciones anuales restantes y las solicitudes de vacaciones abiertas
  • Modularidad
    Todas las áreas de aplicaciones habilitadas en el conjunto de aplicaciones que incluyen procesos o flujos de trabajo están expuestas en "Mi mundo" en función de los derechos de las aplicaciones subyacentes de los usuarios. No se requiere integración u otra manipulación. ¡Simplemente funciona!
  • Acceso en cualquier lugar, en cualquier momento
    Acceda a "Mi mundo" en su dispositivo inteligente, su tableta o su televisor de escritorio. En estos días, ¡incluso puede incluir autos, televisores y consolas!
  • Notificaciones
    Las notificaciones y alertas se reciben por correo electrónico pero se actúan al iniciar sesión aquí en el área Mi mundo o en la aplicación afectada. Los usuarios pueden hacer clic en el enlace directamente al elemento de flujo de trabajo en correo electrónico o pueden ingresar, iniciar sesión y revisarlos en Mi mundo.
  • Autoservicio / Acceso de Contratista
    Mi mundo también es efectivo para usuarios basados en autoservicio, pero en una forma mucho más limitada. Los usuarios de autoservicio pueden ver los proyectos a los que han sido asignados en cualquier sala de equipo de la que sean miembros, pueden ver y acceder a sus tickets de asistencia técnica o enviar sus hojas de asistencia. Sus empleados tienen una vista de Mi mundo mucho más mejorada.
My World - Highlights

Flujo de trabajo típico de usuarios de Mi mundo

A short animated GIF showing the My World application being used by a user to review their workflow items

Paso uno

Inicie sesión y revise las áreas de aplicaciones de Mi mundo
Los usuarios pueden recibir notificaciones por correo electrónico de un elemento del flujo de trabajo que requiera su atención. También pueden iniciar sesión e ir a "Mi mundo" con su nombre de usuario y luego revisar los elementos de flujo de trabajo abiertos en cada una de las áreas de aplicación a las que tienen derecho. Algunas áreas de aplicación permiten que se envíen nuevos elementos de flujo de trabajo, por ejemplo, partes de horas, gastos, días festivos, etc.
Inviting a self service user to join your online business portal as a my portal user

Paso dos

Reaccionar para abrir flujos de trabajo
El usuario tiene la opción de revisar los elementos de flujo de trabajo abiertos en cada área de aplicación y tratarlos de inmediato o más adelante según lo deseen. También pueden comenzar nuevas actividades de inducción de flujo de trabajo en muchas áreas pasando al paso tres
A self service user has received the invitation to join the portal email and then logs in and sets their password and begins using the portal site

Paso tres

Iniciar nuevas solicitudes de inducción de flujo de trabajo
Dependiendo de las aplicaciones comerciales habilitadas para cada usuario de la empresa conectado, pueden tener la opción de enviar nuevas solicitudes al flujo de trabajo de la empresa. Los ejemplos incluyen enviar un nuevo ticket del servicio de ayuda, cambiar sus propios detalles o contraseña, reservar una nueva solicitud de vacaciones, establecer un nuevo objetivo de eHR para un miembro de su equipo o departamento, actualizar su parte de horas (o enviarla para su revisión y aprobación a fin de semana) o presentar o revisar sus reclamos de gastos actuales
Self Service Users - How To

Mi mundo - Resumen

Sin la vista Mi mundo, un usuario tendría el desafío de lidiar con todos los posibles flujos de trabajo abiertos que los afectan. Incluso con la mejor voluntad del mundo, es imposible que los simples procesos de notificaciones por correo electrónico sean suficientes para garantizar que cada solicitud realizada a sus usuarios sea tratada. Se olvidan, se pierden en las carpetas de spam, se extravían o simplemente se pierden en el ajetreo y el bullicio de la gestión de un ajetreado día de trabajo. My World supervisa los flujos de trabajo mostrando a un usuario todos los elementos de flujo de trabajo abiertos que requieren su atención.

Existen literalmente cientos, si no miles, de posibles permutaciones de "cosas" que pueden desencadenar un flujo de trabajo a través de un paquete de aplicaciones empresariales completamente habilitado para cualquier usuario. Los flujos de trabajo garantizan que se siga la ruta de los procesos de su negocio y que la fuente de cada uno de ellos sea amplia en cualquier empresa. Incluso el manejo simple del flujo de trabajo en Trivaeo es en Gestión de activos, Gestión de cambios (con IVO), Pedidos de clientes, Contactos en CRM, Gestión de contratos, Formularios electrónicos, Gestión de gastos, Escritorios de ayuda, Gestión de vacaciones, Facturación, Trabajos, Líder, Objetivos, Solicitados Proceso de información [de los clientes!], Revisiones de personal, Gestión de hojas de horas, Capacitación y Gestión de usuarios.

Sería físicamente imposible para un solo usuario en cualquier empresa tener una conciencia constante de todas las cosas que podrían necesitar para preocuparse y actuar. Entonces, les quitamos esa carga al poner todos los flujos de trabajo y procesos que los afectan en un solo lugar.

Sí, los usuarios pueden seguir 'nativamente' en las entrañas de cada una de las áreas de aplicación para revisar las actividades como un todo, pero si están revisando un tablero de 200 cosas por hacer, fácilmente podrían perderse las 2 o 3 allí que son para ellos. "Mi mundo" detiene el problema de la 'sobrecarga de información'. Pone las acciones específicas del usuario frente al usuario afectado para que pueda tratar rápidamente las actividades de proceso de las que forma parte

Pero no solo sus empleados se benefician de My World. Sus contratistas u otros usuarios con sesión iniciada de autoservicio también pueden usarlo, pero lo hacen en una forma mucho más limitada. Pueden ver y acceder a los proyectos de Salas de Equipo de los que son miembros y pueden enviar partes de horas a través de "Mi mundo". También pueden acceder a sus tickets de la mesa de ayuda o del servicio de asistencia técnica. La clave para recordar acerca de "Mi mundo" es que está centrada en el flujo de trabajo y centrada en el usuario. La porción de datos donde esas dos cosas son ciertas es lo que "Mi mundo" muestra a cada empleado conectado o usuario de autoservicio con acceso a su suite de aplicaciones de negocios, en tiempo real y en cualquier momento.

Dave Tidwell, Chief Operating Officer
My World Summary
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