Cálculo de Horas

Administración de Tiempos

Manejo de tiempos y seguimiento de horas

Funcionalidad

Para muchas empresas, la mejor aplicación de seguimiento de tiempo es la que es fácil de usar y eficaz para ayudar a los empleados a mantener registros precisos. La administración de hojas de horas es algo que a los gerentes de línea tradicionalmente les disgusta porque consume mucho tiempo administrativo. Nuestra aplicación de Administración de Tiempos se ha diseñado para que funcione de forma natural como una aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados, así como un rastreador de tiempo en línea y funciona de forma independiente o como un elemento intrínseco de Gestión de Proyectos y Gestión de Recursos. Si un gerente de proyecto asigna una tarea de proyecto a un empleado, entonces es lógico esperar que la misma aplicación comercial pueda registrar automáticamente la cantidad de tiempo que el empleado pasa haciendo esa tarea asignada. Lo mismo para 'Trabajos' asignados desde una perspectiva de Administración de Recursos. La aplicación de hoja de tiempo también actúa como un rastreador de tiempo, cronometrador y calculadora de hoja de horas, capaz de automatizar la medición del tiempo con su propio rastreador de tiempo en línea incorporado. La empresa puede revisar las hojas de horas diarias, la hoja de tiempo semanal o la hoja de horas mensuales por empleado, equipo o departamento. Los datos resultantes se utilizan fácilmente como una tarjeta de tiempo general del empleado o como una calculadora de tiempo de nómina o una calculadora de horas de nómina.
Características
  • Aplicación completa de gestión de horas de trabajo
  • Registre el tiempo de trabajo de sus empleados o contratistas
  • El proceso de aprobaciones y envíos de partes de horas
  • Seguimiento automatizado de las tareas asignadas de Administración de Proyectos: seguimiento del tiempo del proyecto
  • Seguimiento automatizado de los trabajos asignados de Gestión de Recursos - rastreador de tiempo de trabajo
  • Permite a contratistas y usuarios externos enviar hojas de tiempo trabajadas en nombre de su empresa como usuarios de autoservicio
  • Calculadora de tiempo de trabajo y temporizador que calcula horas trabajadas automáticamente
  • Rastreador de tiempo de trabajo para horas de trabajo facturables y no facturables
  • Se usa fácilmente como una calculadora de horas de nómina o solo como un registro de tiempo
  • Se puede usar como una hoja de tiempo diaria, planilla de tiempo semanal o hoja de tiempo mensual según lo deseado
  • El parte de horas para los empleados, equipos o departamentos que proporcionan hojas de tiempo electrónicas con suma neta suma el seguimiento del tiempo de las horas facturable y no facturable
Beneficios
  • Contiene todos los elementos claves de hojas de tiempos necesarios para cualquier pequeña o mediana empresa
  • Flexible como resultado de estar disponible como una aplicación de hoja de tiempo independiente o viene con cualquier usuario de la empresa habilitado para Recursos Humanos
  • Exacto porque puede atribuir directamente el registro de tiempo para una TAREA o un TRABAJO o simplemente a través de su propio rastreador de tiempo en línea en tiempo real y temporizador a pedido
  • Integrado sin intervención de la compañía en Administración de Proyectost, Administración de Recursos y Recursos Humanos: ¡funciona de inmediato!
  • El trabajo comercial basado en tiempo y materiales es muy fácil ya que los usuarios establecen si el tiempo registrado en un trabajo o tarea es facturable o no.
  • El usuario puede manipular libremente sus hojas de tiempo hasta que lo envíe, una vez enviado, se bloquea para futuras modificaciones o cambios.
  • El acceso de terceros a las hojas de tiempo es brillante para permitir que los usuarios de autoservicio, por ejemplo, contratistas externos, envíen hojas de tiempo a su empresa para que solo paguen por el tiempo de trabajo registrado que fue aprobado por la gerencia de su línea tal como sucedió
Introduction to the Timesheet Manager

¿Cuál es el propósito principal de la aplicación de Administración de Tiempos?

La aplicación de la hoja de tiempo es la mejor aplicación de seguimiento de tiempo para cualquier pequeña o mediana empresa

El recurso más valioso para cualquier compañía son sus empleados. Por lo tanto, es fundamental contar con un método viable y probado para mantener la precisión de la hoja de tiempo. La aplicación Administración de Tiempos actúa como un rastreador de tiempo y cronometrador e incluso puede automatizar el tiempo "real" que sus recursos gastan en trabajos y tareas. Cuenta con todas las funciones y es lo suficientemente flexible para ser utilizado como un rastreador de tiempo básico que permite la presentación manual de hojas de tiempo al final de cada día, semana o mes de cada usuario o puede automatizar por completo sus actividades de cronometrador a través de su temporizador en línea. Los datos resultantes son visibles para el empleado, el equipo o el departamento. Su capacidad para apoyar a sus usuarios de autoservicio significa que puede invitar a sus contratistas u otras personas contratadas con recursos externos a que se unan a usted en su solución de planilla de tiempo y le envíen sus hojas de tiempo también. Las partes de horas para cada período son propios y se editan a través de entradas manuales o por medio de entradas automatizadas por cada usuario asignado. Cuando estén satisfechos de que su parte de horas refleje con precisión sus actividades facturables y no facturables en ese 'período', entonces las envían a su proceso de aprobaciones de hojas de tiempo definidas. Esto significa que los gerentes de línea o los jefes de departamento pueden ver las presentaciones de la hoja de horas a medida que se realizan y rechazarlas o aprobarlas antes de que su empresa las acepte. A partir de ahí, los datos están disponibles para ayudarlo con la nómina, ya que actúa naturalmente como una calculadora de horas de nómina. Por supuesto, cada vez que se cambia el estado de una hoja de tiempo, enviamos notificaciones inmediatas por correo electrónico de los cambios a los usuarios afectados. Su empresa puede usar nuestro generador de automatización de procesos para definir simplemente su propio proceso de notificaciones y aprobaciones. Es arrastrar y soltar y muy fácil de usar! La aplicación de parte de horas es simple de usar, pero poderosa como un todo. Sus capacidades incluyen;

  • Puede capturar automáticamente el "tiempo de trabajo real" en cualquier tarea de proyecto de gestión de proyectos asignada
  • Puede capturar automáticamente el "tiempo real de trabajo" en cualquier "trabajo" asignado a la gestión de recursos asignada
  • Puede capturar automáticamente el "tiempo real de trabajo" en cualquier actividad de trabajo arbitraria de cualquier empleado y cuando detienen el temporizador pregunta si el usuario desea agregar el tiempo grabado a su "hoja de tiempo"
  • Está disponible para PC, tabletas y dispositivos inteligentes las 24 horas del día, los 7 días de la semana a través de la plataforma global de servicios en la nube: ¡solo tiene que iniciar sesión y listo!
  • Para cada usuario en el sistema, su POSICIÓN en su empresa y la estructura de su MEMBRESÍA DE EQUIPO define lo que pueden y no pueden ver en lo que respecta al tiempo trabajado registrado en su empresa
  • Su empresa puede revisar las hojas de tiempo por empleado, por equipo o por todo un departamento
  • Las partes de horas se pueden completar a diario, semanalmente, mensualmente o durante el período que elija su empresa, aunque las hojas de tiempo semanales son la norma en la mayoría de las industrias y tipos de negocios. Solo quedan bloqueados por la entrada de más usuarios después de que se hayan enviado formalmente y su estado pasa de ABIERTO a BLOQUEADO. Una vez bloqueados, pasan directamente a un proceso de aprobación de hojas de horas para la liberación / aprobación o el rechazo. Si se rechazan, se devuelven al usuario para su edición / actualización antes de volver a enviarse para su revisión nuevamente.
  • Los usuarios pueden ejecutar múltiples temporizadores en línea a la vez y pueden pausar, iniciar y detener el temporizador para cada actividad según lo necesiten, lo que les permite la flexibilidad de trabajar en múltiples tareas a la vez; sin embargo, aún automáticamente registran su tiempo de trabajo en horas facturables y minutos con granularidad increíble
  • Para las empresas que no desean utilizar la automatización para ayudar al seguimiento del tiempo, está absolutamente bien simplemente usar la aplicación de la hoja de tiempo como una aplicación de hoja de tiempo manual donde cada usuario envía una hoja de tiempo completada manualmente al final de cada período.
  • Si se utiliza el "cronómetro" del rastreador de tiempo en línea, se le pide al usuario que defina el período para el cual el tiempo registrado es válido
  • Puede ser por un día entero o parte de él
  • El sistema registra o acepta la grabación manual y la introducción de horas trabajadas y horas trabajadas facturables y el usuario tiene la opción de seleccionar la COMPAÑÍA o el CONTACTO contra el cual se está registrando el tiempo.
  • Los usuarios también pueden seleccionar el PROYECTO o el TRABAJO que se les asignó en el que se registra la actividad
  • Los usuarios también pueden agregar una descripción detallada de las actividades realizadas y los resultados en cada presentación
  • Las hojas de tiempo se pueden agregar manualmente desde una FECHA DE INICIO hasta una FECHA DE FINALIZACIÓN
  • Si las hojas de asistencia se envían a través del mecanismo de temporizador en línea, se establecen por defecto en la fecha HOY por defecto para el período de presentación de ESTA SEMANA (pero pueden anularse para mayor flexibilidad).

Hemos diseñado la aplicación Administración de Tiempos para que funcione de manera efectiva para hacer el seguimiento de horas fácil de usar para usuarios y empleados, pero también sea lo suficientemente robusta y granular para proporcionar a una empresa todos los datos que necesita para ser precisa y eficiente. La integración inmediata a otros elementos del paquete de soluciones como Recursos Humanos, Gestión de Proyectos y Gestión de Recursos significa que, independientemente de cómo consuma su empresa nuestras aplicaciones comerciales, la aplicación sigue siendo absolutamente relevante y utilizable. Su negocio puede comenzar sin la Gestión de Proyectos o la Gestión de Recursos, y la parte de horas de la aplicación funciona de maravilla. A medida que agrega funcionalidad adicional con recursos, proyectos o recursos humanos, la funcionalidad adicional y las medidas de ahorro de tiempo están disponibles instantáneamente para sus usuarios. Su negocio no tiene que integrar o vincular nada en absoluto. Simplemente funciona, de inmediato, sin problemas, sin complicaciones.

Example Timesheet App view of 'Works Team' Time Tracker and payroll hours calculator
Ejemplo de la vista de la hoja de horas del "Equipo de trabajo" y la calculadora de horas de nómina
Timesheets App - Main areas of focus

Administración de Tiempos - Destacados

  • En línea 24x7
    Proporciona acceso permanente y fácil para sus empleados a su parte de horas, rastreador de tiempo y tarjeta de tiempo
  • Tiempo Real
    Todos los registros y aprobaciones de las partes de horas que se envían se registran y exponen en tiempo real, lo que maximiza la eficiencia y la transparencia del negocio en comparación con las tarjetas de tiempo tradicionales o las opciones de la hoja de cálculo basadas en hojas de cálculo. Use el 'temporizador' de trabajo en línea para automatizar completamente la grabación del tiempo de seguimiento de los empleados hasta el minuto
  • Gran flexibilidad
    Utilice el rastreador de tiempo automático y el temporizador o complete una hoja de tiempo al final de cada día, semana o mes. Depende totalmente de su política comercial establecer los plazos de presentación
  • Automatización
    El proceso de aprobaciones se basa en el flujo de trabajo para notificar automáticamente y buscar aprobaciones y denegaciones de reclamos de partes de horas presentados con actualizaciones en tiempo real del estado para todas las partes involucradas
Automated tracking of time on a project task with an automated timesheet tracker timing app
Ejemplo: enviar un temporizador automático por 36 minutos de trabajo facturable por el cliente para una actualización de la hoja de horas contra una tarea asignada a la Gestión de Proyectos
  • Modularidad
    Úselo solo o como parte de la Suite de Administración de Recursos Humanos más amplia. Combínelo con la Administración de Proyectos y/o la Gestión de Recursos opcionales para una automatización de procesos aún mayor en todos los trabajos y tareas.
  • Acceso de cualquier lugar, en cualquier momento
    Acceda, envíe, apruebe o revise la actividad de hoja de horas en su PC de escritorio, tableta o dispositivo inteligente
  • Notificaciones
    Los empleados son notificados en su 'Mi mundo' y por correo electrónico si el estado en el envío de una hoja de tiempo ha sido cambiado. También pueden ver el estado de sus aprobaciones en tiempo real cuando lo deseen visitando su vista 'Mis hojas de tiempos' en 'Mi mundo'. Los gerentes y aprobadores ven los nuevos envíos en email y en su área 'Mi flujo de trabajo' de 'Mi mundo'
  • Autoservicio / Contratistas
    Asigne inicios de sesión de autoservicio a sus contratistas y otro personal temporal o externo para que puedan enviar una hoja de tiempo a su empresa por el trabajo que realizan en su nombre: pague bien por lo que han hecho y usted ya ha aprobado
Timesheet App - Highlights

Flujo de trabajo típico de la hoja de tiempo

Timesheet App submit a new timesheet

Paso uno

Los usuarios actualizan sus hojas de tiempo, usando la aplicación del temporizador o manualmente
Sus usuarios y empleados editan y actualizan su parte de horas utilizando la automatización o entradas manuales del tiempo que pasan cada día, semana, mes u otro período. La hoja de tiempo permanece privada para cada usuario hasta que la consideren correcta y precisa. Pueden asignar su tiempo de trabajo a cualquier actividad que deseen y describir sus actividades con suficiente detalle para garantizar su aprobación. También pueden vincular directamente su parte de horas a los proyectos a los que se les han asignado tareas o incluso contra los trabajos que les han sido asignados a través de la aplicación del administrador de recursos. Una vez que el empleado o usuario está contento con su parte de horas, lo ENVIAN
Step Two - the timesheet approvals process starts

Paso dos

Aprobaciones y proceso de notificaciones de gestión de línea
Una vez que se ha enviado una hoja de tiempo, entra en el proceso de autorizaciones de la hoja de tiempo preferido. Esto puede ser tan simple como enviar la hoja de tiempo en un estado bloqueado a un gerente de línea para su revisión. Luego, el gerente de línea revisa la hoja de horas y la acepta o la rechaza. Si se acepta, puede pasar al siguiente paso (que su empresa puede definir libremente, por ejemplo, la transmisión al equipo de nómina). Si se rechaza, regresa a un estado abierto, con comentarios de la gerencia de línea en cuanto a los cambios sugeridos y se devuelve al empleado para su edición y reenvío. ¡Por supuesto, se mantiene una pista de auditoría completa!
Timesheets - Status change notifications by eMail Alerts process

Paso tres

Notificaciones y alertas
Cuando el gerente de la línea u otra parte interesada ha revisado la presentación de la hoja de tiempo, según lo define su propio proceso, se notifica al empleado/usuario del resultado (aprobado o rechazado con cualquier nota de respaldo). Se les notifica tanto en un correo electrónico como en su tablero de Mi mundo/Mis hojas de tiempo dentro de la solución. Es posible que desee notificar a su equipo de nómina del estado aprobado para que puedan procesar la nómina a la semana o al mes o si se trata de una hoja de horas de un contratista, puede notificar al equipo de cuentas por pagar para que pague al contratista las horas trabajadas y el equipo de ventas para facturar al cliente afectado por el trabajo realizado. ¡Todo puede ser automatizado!

Como administrador, puede usar la aplicación de creación de flujos de trabajo simple para definir sus propias aprobaciones y el proceso de notificaciones para la aplicación de hojas de horas. Puede seleccionar empleados nombrados o 'puestos' como aprobadores para que su proceso de aprobaciones no se empantane si un solo aprobador designado no está disponible para aprobar una hoja de tiempo válida de uno de sus empleados o contratistas externos. También puede configurar su distribución de notificaciones preferidas para todos los cambios de estado en cualquier parte de horas que esté en el proceso de aprobaciones.
Timesheet Automation Process Flow Builder - Use our Process Builder application to define your own business processes and workflows
Usar el generador de flujo de trabajo del proceso de aplicación para agregar el Director Financiero actual (por POSICIÓN en la empresa) al proceso de aprobaciones de nuevas entregas de planilla de horas. De esta forma, si el titular de posición cambia el proceso no se rompe.
Timesheet App - How To

Administración de Tiempos - Resumen

La aplicación Administración de Tiempos es robusta, rica en funciones, fácil de usar e intuitiva en el uso diario. Está diseñado para ser divertido de usar, lo que fomenta la validez de seguimiento de su tiempo de empleados. Sus empleados lo usan fácilmente como rastreador de tiempo, cronometrador, temporizador y disfrutan de su propia visibilidad y supervisión de las cifras que su empresa utilizará como calculadora de horas de nómina.

Su capacidad de registrar automáticamente la tarjeta de tiempo incluso al nivel de minuto les ahorra mucho tiempo y conjeturas, y le da a su negocio oportunidades para aprovechar los contratos basados en tiempo y materiales con sus clientes, ya que tendrá herramientas demostrables que muestran cómo una empresa moderna utiliza un rastreador de tiempo para ser genuino y honesto con las horas facturables trabajadas.

La apertura de la aplicación de la hoja de horas a los usuarios externos de terceros, como los contratistas, significa que su empresa puede tratar los recursos externos o casuales como empleados desde la perspectiva del cronometrador.

Sobre todo, proporciona a su empresa un marco completo para administrar una nómina de pago precisa, proporcionando evidencia con pistas de auditoría completas de tiempo trabajado y registradas en cada tarjeta de tiempo. La posibilidad de vincular las presentaciones de partes de horas directamente a las tareas asignadas desde la aplicación opcional Administración de Recursos o las tareas de proyecto de la aplicación opcional Administración de Proyectos ahorra tiempo, reduce los errores y asigna el tiempo de trabajo de su personal a sus actividades generadoras de ingresos.

Su empresa puede utilizar esta aplicación de parte de horas tan agresiva o tan pasivamente como desee. Usted define sus propias "mejores prácticas" de trabajo y puede permitir que sus empleados envíen hojas de control de horas por semana, día, mes u otro período. Si utiliza la automatización como el "temporizador" para registrar el tiempo de trabajo de sus empleados, entonces pueden ejecutar múltiples temporizadores al mismo tiempo, extendiendo su jornada de trabajo sobre múltiples clientes a la vez; con su reloj de tiempo perfectamente exacto en todo momento.

Contamos con equipos de contadores que usan esta aplicación de parte de horas para registrar sus horas facturables completando declaraciones de impuestos. Tenemos empresas de construcción que aceptan hojas de horas de trabajadores ocasionales que envían una hoja de tiempo al final de cada día de trabajo con detalles de su trabajo realizado durante el día completamente descrito. El proceso de aprobaciones y notificaciones significa que todos conocen el estado de cada parte de horas todo el tiempo.

Los empleados realmente disfrutan de usar su registro de tiempo y poder ver sus horas de trabajo y su historia completamente.

Administración de Tiempos es un componente fundamental del conjunto de aplicaciones de Recursos Humanos. Puede comprarse y activarse de forma independiente o de todos modos con una licencia completa de usuario de Recursos Humanos. Considere la posibilidad de comprar Recursos Humanos si va a utilizar cualquiera de las otras subaplicaciones o capacidades, como establecer objetivos, revisiones de 360 grados, gestión de vacaciones, gestión de rendiciones de gastos, etc.

Dave Tidwell, Chief Operating Officer
Timesheet App Summary
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