Seguimiento de Gastos

Administración de Gastos

Las rendiciones de gastos hechas fácil

Funcionalidad

Nuestra aplicación de Administración de Gastos puede ser utilizada por cualquier empresa, su principal función es la gestión de informes de gastos o herramienta de software de gestión de gastos. Los empleados lo usan como un rastreador de gastos, una aplicación de administración de dinero, un rastreador de gastos, un rastreador de recibos o un administrador de gastos diario. Con su manejo integrado del formulario de reclamo de gastos, puede aceptar el archivo adjunto de imágenes o recibos escaneados que el empleado envía al empleador para su reembolso. Proporciona al negocio una aplicación de informe de gastos completa que desglosa los gastos presentados por departamento, lo que ayuda a proporcionar una supervisión inmediata de los gastos por departamento o área del negocio. También se puede utilizar como una aplicación de seguimiento de kilometraje para que los empleados puedan presentar reclamos de gastos de viaje en función del kilometraje que condujeron para asistir a reuniones, viajar a aeropuertos o visitar sitios de clientes. Los recibos comerciales pueden escanearse, fotografiarse y cargarse, o los recibos de tiendas, restaurantes y proveedores pueden cargarse y adjuntarse a reclamos de gastos, lo que evita los retrasos generalmente asociados con el envío o los recibos originales. También se incluye un proceso integral de aprobación de firmas o de gastos comerciales para que los flujos de trabajo de su empresa para recibir, validar y aprobar reclamos de gastos también se manejen de forma automática.

Características
  • Administración de reportes de gastos completa
  • Seguimiento de gastos por proyecto o tarea
  • Flexible, para usar para seguimiento diario de gastos
  • Aplicación de seguimiento de kilometros incluída
  • Administrar los gastos de los empleados cuando ocurren
  • Basado en web, facilita la aprobación y rendición de gastos
  • La cámara estándar de dispositivo inteligente se puede usar como una aplicación de escáner de recibos cargando una imagen del recibo y adjuntando el reclamo a medida que se envía
  • Se puede usar para seguimiento de gastos de negocios por proyecto asignado o para tareas de empleados asignados
  • Las rendiciones de gastos pueden cargarse a medida que ocurren y finalmente enviarse al finalizar la semana, proyecto, visita o tarea cuando el empleado esté listo para enviarlos para su aprobación.
  • Los recibos de negocios y de kilometraje se pueden combinar en la misma rendición de gastos
  • Administración de Gastos en linea por defecto
Beneficios
  • Tiene todos los elementos orientados a los negocios y al empleado en una sola solución de software de administración de gastos
  • Fácil de usar como una aplicación de seguimiento de gastos en proyectos o tareas que ayuda con los costos de seguimiento
  • Cree categorías o tipos de gastos ilimitados que coincidan con su perfil comercial para mantener a sus empleados enfocados en la precisión de las rendiciones
  • Integrado directamente en Gestión de Proyectos y Gestión de Tareas para que las rendiciones se presenten para el seguimiento automático de costos (opcional en función de otras aplicaciones habilitadas)
  • Defina su propio proceso de envío y aprobación de rendiciones (con notificaciones)
  • Incluye la visión general de todas sus rendiciones y su estado actual en tiempo real
  • Reduzca los recibos perdidos o extraviados mediante la aplicación de fotografías o archivos adjuntos de recibos comerciales con cada reclamo.
  • El software de gestión de gastos en línea está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y no requiere la instalación de ningún software propietario o aplicaciones.
Introduction to the Expense Manager

¿Cuál es el objetivo principal del administrador de gastos?

La aplicación de Administración de Gastos facilita a su empresa habilitar y gestionar el envío y la aprobación de reclamaciones de gastos.

La administración del dinero es un área de enfoque crítico de cualquier negocio. Uno de los mayores gastos después de los costos salariales de los empleados es el costo de ventas o el costo de hacer negocios de rutina. La gestión de gastos es una herramienta que ayuda a una empresa a manejar de manera responsable y transparente los reclamos de gastos que se originan de los empleados en el desempeño de sus funciones. Puede ser utilizado como un rastreador de gastos diarios por cada empleado, lo que le permite presentar el reclamo completo con todos los recibos comerciales adjuntos al final de la semana o cuando se producen. Su proceso de aprobación y notificación significa que cada parte interesada conoce el estado de un reclamo de gastos y dónde se encuentra en proceso en cualquier momento. La posibilidad de vincular directamente con la Gestión de Proyectos y la Gestión de Tareas significa que es fácil para su empresa vincular los gastos directamente con la fuente; hacer posible o incluso viabilizar acuerdos comerciales basados en tiempo y materiales. La mejor aplicación de seguimiento de gastos comerciales es aquella que funciona tanto para la empresa como para sus empleados. Eso es exactamente lo que hace esta aplicación. Sus capacidades incluyen;

  • Como administrador de recursos humanos, puede configurar todos los tipos de gastos permitidos que considere necesarios para respaldar a sus empleados.
  • Como administrador de recursos humanos, puede definir libremente su propio flujo de proceso de Expense Manager para aprobaciones y notificaciones
  • Si su empresa utiliza los conjuntos de aplicaciones Gestión de Proyectos o Gestión de Tareas, estos ya están vinculados directamente a la Gestión de Gastos para que pueda realizar un seguimiento de los costos asociados con los proyectos o tareas que se han distribuido a los empleados.
  • Con los permisos pertinentes, puede ver el gasto mensual total en gastos de cada departamento de su empresa, lo que permite una supervisión descendente y un control de los gastos fácilmente
  • Como gerente de línea, puede ver todas las reclamaciones de gastos presentadas por su equipo y participar en las aprobaciones y el proceso de cierre de sesión
  • Se pueden adjuntar escaneados o fotografías de cada reclamo de gastos, lo que proporciona una administración digital de los gastos y una fácil recuperación de los recibos según sea necesario.
  • Como gerente, puede filtrar rápidamente todas las rendiciones de gastos por su estado, así como por departamento o proyecto
  • Configure sus propios filtros personalizados para mostrarle exactamente lo que necesita; por ejemplo, muéstreme todas las reclamaciones de gastos superiores a $ 100 del equipo de ventas o filtre para mostrar todas las reclamaciones de gastos de un solo empleado
  • Ordene todos los gastos por estado, cantidad, proyecto, descripción o el nombre del solicitante
  • El seguimiento de gastos como la funcionalidad donde un empleado puede enviar sus recibos en línea en tiempo real pero no presentar la rendición general de reembolso hasta que haya terminado la actividad, semana, tarea o proyecto, reduciendo considerablemente su carga de trabajo de fin de semana o final de mes
  • Defina su propio proceso de aprobaciones que notifique al equipo de cuentas de los reclamos una vez aprobados, de modo que el reembolso pueda procesarse fácilmente sin demoras
  • Reporte de gastos que muestra el total de reclamos enviados por el Departamento con la capacidad de exportar en una amplia variedad de formatos (PDF, Excel, texto enriquecido, HTML, texto, valores separados por comas o como una imagen)

Para los empleados, el administrador de gastos se puede utilizar como su aplicación de gastos diarios. Se puede acceder fácilmente en línea desde PC, Tablets o Dispositivos inteligentes. La posibilidad de enviar cualquier tipo de rendición de gastos en un formato mixto en una presentación ayuda mucho ya que los empleados pueden combinar el seguimiento de kilometraje con los gastos de viaje con facturas de hotel, comida, entretenimiento, etc. y presentar la rendición general como un solo bloque de gastos cuando he terminado el viaje. El vínculo con Proyectos y Tareas les ayuda a reducir el tipeo y los errores mediante la presentación incorrecta de reclamos con descripciones débiles o incluso en contra del cliente o cliente equivocado. Para los empleados, la solución funciona como un informe de gastos, una aplicación de seguimiento de kilometraje, un escáner de recibos, un rastreador de gastos y un administrador de gastos diarios de una sola vez.

Expense Manager - Main areas of focus

Administración de Gastos - Destacados

  • En línea 24x7
    Proporciona acceso permanente y fácil para sus empleados a su informe de gastos, rendiciones de gastos y actúa como su rastreador de gastos comerciales
  • Tiempo Real
    Todos los gastos y aprobaciones presentados se registran y se exponen en tiempo real, lo que maximiza la eficiencia y la transparencia del negocio en comparación con las solicitudes y los envíos basados en formularios tradicionales o en los "recibos reales".
  • Gran flexibilidad
    Configure sus propios "tipos y descripciones" de gastos para modelar sus políticas comerciales a la perfección
  • Automatización
    El proceso de aprobaciones se basa en el flujo de trabajo para notificar automáticamente y buscar aprobaciones y denegaciones de reclamos de gastos presentados con actualizaciones en tiempo real sobre el estado
Holiday Manager Workflow and Process Flow
  • Modularidad
    Utilice una licencia de la Suite de Recursos Humanos por empleado o esta independientes. Recomendamos el uso de la Suite de Recursos Humanos por empleado si planea utilizar Administración de Vacaciones o Administración de Hojas de horas junto con Gestión de Gastos para cada empleado
  • Adjuntos flexibles
    Admite fotografías o escaneos de recibos basados en imágenes o documentos para que las copias reales de los recibos se almacenen digitalmente. Ideal para respaldar recibos que se reciben electrónicamente de PDF o recibos de correo electrónico
  • Notificationes
    Los empleados son notificados en su Mimundo y por correo electrónico si el estado en un reclamo de gastos ha sido cambiado. También pueden ver el estado de sus aprobaciones en tiempo real cuando lo deseen visitando su vista 'Mis gastos' en 'Mi mundo'. Los gerentes y los aprobadores ven los nuevos envíos de rendiciones por email y en 'Mi flujo de trabajo' de 'Mi mundo'
  • Administración automática de documentos
    Todos los recibos y archivos adjuntos de cada reclamo presentado se almacenan en su propio directorio lógico 'ruta' relacionado con la rendición, por lo que encontrar y recuperar copias digitales es simple y rápido.
Expense Manager - Highlights

Flujo de trabajo típico de solución de administrador de gastos

Expense Management Step One submit an expense claim for reimbursement

Paso uno

Recolectar los recibos, el kilometraje, etc. y envía una nueva solicitud

Generalmente, los empleados recibirán recibos en una variedad de formas para viajes, comidas, estacionamiento, peajes, así como incurrir en costos personales por el kilometraje y otros gastos incurridos. Estos se registran y se envían de forma independiente o en contra de Proyectos y sus Tareas asociadas. Se pueden cargar escaneos o fotos de recibos con cada reclamo para acelerar el procesamiento, las aprobaciones y la validación. Un formulario en línea simple se utiliza para enviar cualquier reclamo que a su vez puede estar compuesto por recibos múltiples

Step Two the expense tracker approvals process

Paso dos

Aprobaciones y proceso de notificaciones de gestión de línea

De acuerdo con los detalles del flujo de trabajo seleccionado, la rendición de gastos se envía a un proceso de aprobaciones. Puede configurar sus propias notificaciones y alertas preferidas para que las partes interesadas relevantes en su negocio estén informadas del informe de gastos presentado recientemente. Puede ser rechazado o aprobado de acuerdo con sus políticas en ese momento. Cualquier cambio en el estado de reclamo de gastos se envía inmediatamente al empleado o al reclamante.

Notifications by eMail Alerts process

Paso tres

Notificaciones y alertas

Una vez que un gerente de línea u otro interesado ha revisado un envío de rendición de gastos según lo define su propio proceso, se notifica al empleado el resultado (aprobado o rechazado con cualquier nota de soporte). Se les notifica tanto en un correo electrónico como en su tablero de Mi mundo dentro de la solución. Es posible que desee notificar a su equipo de cuentas por pagar del estado aprobado para que puedan procesar el reclamo para reembolsar físicamente los fondos reclamados por el empleado sin frustrantes retrasos.


Como administrador puede usar la aplicación de creación de flujos de proceso simple para definir sus propias aprobaciones y el proceso de notificaciones para la aplicación de seguimiento de gastos. Puede seleccionar empleados nombrados o 'puestos' como aprobadores para que su proceso de aprobaciones no se empantane si un mismo aprobador designado no está disponible para aprobar un informe de gastos válido de uno de sus empleados. También puede configurar su distribución preferida de notificaciones para todos los cambios de estado en cualquier reclamación de gastos que se encuentre en el proceso de aprobaciones.
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Expense Manager - How To

Administración de Gastos - Resumen

La aplicación de gestión de gastos es en realidad un componente básico del conjunto de recursos eHuman más grande. Romperlo por sí solo lo hace disponible como una aplicación independiente para uso de las empresas que no necesitan las capacidades de recursos eHuman mucho más amplias para sus empleados. Si su empresa usa o planea usar los objetivos, revisiones de 360 grados, gestión de ausencias, hojas de tiempo o gestión de vacaciones como una función de rutina de las actividades de sus empleados, le recomendamos comprar la Suite de recursos Humanos para cada empleado, ya que resultará ser mucho más rentable en el tiempo.

Si bien es una aplicación muy simple desde la perspectiva de los empleados, a los empleados les encanta porque les da un control total sobre sus rendiciones de gastos. La capacidad de revisar su informe de gastos y su estado actual cuando lo desee es amado. El tablero de "Mi mundo" de rendiciones de gastos actúa como un rastreador de gastos y permite que su teléfono también funcione como un escáner de gastos. La capacidad de mezclar diferentes tipos de recibos para diferentes propósitos en un único reclamo para un solo viaje también le gusta mucho porque así es como piensa su personal móvil cuando viaja día a día; en términos de visitas, viajes, vuelos, reuniones, eventos, proyectos o clientes.

La estrecha integración en las Tareas de administración de proyectos permite a los directores de proyecto ver los gastos de bolsillo incurridos por sus actividades comerciales durante los proyectos y también participar en el proceso de aprobaciones o notificaciones si así lo desea, de un vistazo. Las vistas de cómo los departamentos están generando gastos ayudan a la función de liderazgo de su empresa a alentar o desalentar los viajes e incidir en el costo de las ventas en función de los datos en tiempo real. Las notificaciones automáticas a las cuentas por pagar o al equipo de nómina cuando se han aprobado los gastos acelera el procesamiento y también reduce los errores.

No olvidemos mencionar la función de administración automática de documentos que coloca todos los adjuntos de recibos enviados (fotos, escaneos u otros documentos) en una "carpeta" lógica en el área de documentos para que se puedan encontrar fácilmente asociados directamente con cada rendición enviada. Hace cosas como la auditoría fácil también con su historial de auditoría granular de cada acción tomada en un reclamo por fecha / hora y propietario. Esta es realmente la mejor aplicación de gestión de gastos disponible para pequeñas y medianas empresas en la actualidad, y viene GRATIS dentro de la aplicación principal de Recursos Humanos o puede adquirirse como una aplicación independiente si su empresa no necesita más que un rastreador de gastos dedicado para mantener las cosas marcando a lo largo.

Esta única aplicación de software de administración de gastos actúa felizmente como un informe de gastos, un escáner de recibos, un rastreador de gastos, un rastreador de gastos y un administrador de gastos diarios. Lo hace todo.

Dave Tidwell, Chief Operating Officer
Expense Manager Summary
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