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Cómo gerenciar profesionalmente una estructura de personal en una PyME

Contar con un departamento de recursos humanos es uno de los primeros objetivos que debe tener cualquier pequeña empresa que está consolidándose y tratando de dar el salto para un crecimiento sostenido. Como en toda construcción, los cimientos son la clave del éxito, y los empleados, los recursos humanos son uno de los pilares más importantes. Un gran producto, una estrategia clara, objetivos ambiciosos y realizables, inversores, todo es importante, pero sin las personas idóneas, el proyecto seguramente fracasará. Así de críticos son los recursos humanos, las personas, los colaboradores. Además, las personas somos mucho más complicadas de administrar que un activo, como puede ser una máquina o un vehículo. Las emociones y los estados de ánimo son la principal diferencia, lo que nos transforma en recursos mucho más complejos de administrar. 

Las capacidades de los profesionales de recursos humanos están muy relacionadas con esta parte, nos vamos a encontrar con psicólogos, sociólogos, los propios profesionales de recursos humanos están capacitados en lo que se conoce como “habilidades blandas”. La conversación, resolución de conflictos, el liderazgo, la motivación son temas recurrentes en estos departamentos especializados. Las organizaciones son cada vez más demandantes de este tipo de habilidades, los cambios generacionales, las nuevas tecnologías y su impacto en la manera de desarrollar las actividades laborales, todo hace que sea necesario profundizar en estas áreas. La tradicional búsqueda de recursos, o adquisición de talentos, es una de las primeras y más importantes tareas. La tecnología ayuda y se ven cada vez más, los nuevos formatos como videos de presentación, y portales específicos, además de la red de negocios LinkedIn. El impacto de la tecnología en el relacionamiento de las personas es enorme, y su impacto en las organizaciones es aún mayor. El impacto en los resultados de las empresas es cada vez mayor. Las empresas necesitan adaptarse, ser atractivas para los talentos, brindar beneficios más allá de la remuneración. Todo esto constituye un gran desafío para las áreas de recursos humanos.

Los datos duros

Por otro lado, la administración de los “datos duros” sigue existiendo. La administración de las ausencias y las solicitudes de vacaciones, la administración de gastos, el manejo de los tiempos y su asignación a diferentes proyectos, y la generación de todos los reportes de resultados de estos datos, sigue siendo una tarea que consume mucho tiempo al área de recursos humanos. En especial en las pymes se encuentra que las áreas de recursos humanos son grandes administradores de repositorios de planillas Excel, documentos Word y archivos PDF. Todos guardados en algún reportorio como Dropbox o Google Drive. Planillas de horas, planillas de vacaciones, planillas de gastos, planillas de homologación de horas por proyecto, planillas de facturación de horas por proyecto, planillas de control de ausencias. O una gran planilla con muchas hojas que contienen toda esa información. El resultado es que los integrantes del equipo de recursos humanos utilizan mucho tiempo en administración de planillas que podrían estar usando para conversar con los empleados, hacer seguimiento de objetivos, diseñando encuestas 360 para la organización, generación de contextos necesarios para alcanzar los objetivos individuales y de la organización.

Empleados y clientes

La problemática de la administración del relacionamiento con clientes tiene años de desarrollo y para la misma existen múltiples soluciones y ofertas maduras en el mercado de las pymes. Procesos de ventas y aplicaciones flexibles que se adaptan a diferentes metodologías son habituales y accesibles para cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño. 

¿Existen las mismas aplicaciones para el relacionamiento con los empleados? La respuesta es sí, aunque en mucha menor cantidad. El desarrollo de esta área está menos avanzado que el relacionamiento con clientes, aunque existen soluciones que cubren las necesidades. Lo que no se encuentra muy frecuentemente es una solución única para ambas áreas, clientes y empleados.

Conclusión

Incorporar una plataforma para la gestión de los empleados es tan fundamental como la de los clientes. Una plataforma donde los empleados puedan solicitar sus vacaciones y administrar sus ausencias, donde puedan ingresar las solicitudes de reembolso de gastos, donde puedan cargar las horas trabajadas y asignarlas a diferentes tareas (que a su vez pueden formar partes de proyectos). Y si la plataforma les permite hacer un seguimiento de sus objetivos individuales y de su organización, y evaluar y ser evaluado por jefes y pares, mucho mejor. 

La administración de estas tareas en forma centralizada permitirá a los departamentos de recursos humanos ser más eficientes y dedicar su tiempo a lograr sus objetivos de generación de contextos y confianza para el desarrollo de la organización y sus colaboradores, y no a administrar planillas Excel. A los gerentes y dueños les permitirá fácilmente conocer el estado de situación del área que gerencia los recursos más valiosos de sus empresas, sus empleados.

 

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