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¿Para qué usar un sistema de gestión de oportunidades de venta?

El almacenamiento de contactos y la información de la empresa es absolutamente común en todos los sistemas de CRM para pequeñas empresas. De hecho, en muchas de estas ofertas en Internet, ¡eso es todo lo que hace! Sin embargo, la necesidad de crear un "proceso en movimiento" para las ventas es el alma de la venta en sí misma. Los clientes potenciales y las oportunidades de ventas son como los tiburones, tienen que seguir moviéndose o, de lo contrario, mueren. La modernización de la fuerza de ventas es un proceso por el cual deben pasar todas la PyMES. ¿Qué empresa no necesita vender más y mejor?

Cuando encontramos que alguien tiene interés en tus productos o servicios, comienzas a referirte a ese contacto o compañía como "Prospecto". Para ser honesto, eso es todo lo que un prospecto es ... “Un contacto que ha expresado cierto interés en su negocio o sus propuestas”. 

Dependiendo del interés mostrado por el prospecto, es fundamental tener definidas "Plantillas de actividades" que se pueden aplicar a cada tipo diferente de cliente potencial. Por lo tanto, si se trata de un prospecto para un servicio en particular o un prospecto de un cliente existente, hay una plantilla que se ha creado especialmente, que le dice a quién trata con el cliente potencial, qué es lo que necesita hacer y cuándo. Estas actividades preestablecidas y ejecutadas en el momento indicado harán que el prospecto se ponga en movimiento.

Pero ¿cuándo un prospecto se convierte en una "Oportunidad"?

Construyendo una oportunidad

Una “Oportunidad” es una oportunidad para que le vendas algo a alguien. Es así de simple. Hay dos cosas principales que deben conocerse para poder venderle algo a alguien ...

1. ¿Qué es exactamente lo que quieren?

2. ¿Cuándo lo quieren?

Si conoce estas dos cosas, entonces el prospecto ya no es solo un prospecto, es una oportunidad y es hora de que se establezcan compromisos con este cliente potencial para hacer avanzar las cosas. ¡Ahora es una oportunidad de vender y necesita tratarse adecuadamente!

Trabajando con una oportunidad

Lo primero que debe asegurarse es que toda la información que tenga sobre este contacto o compañía y toda la información adicional que usted o sus equipos de ventas hayan recopilado durante el proceso inicial lo seguirá en el software ... Parece un poco obvio, pero solo necesita ver la mitad de los sistemas de CRM para ver que la mayoría son aplicaciones en silos que no permiten que los archivos adjuntos o la información pasen de un estado a otro del proceso de ventas. Sé que suena loco ... hay varios productos que no cumplen con esta funcionalidad básica.

Cuando actualice su prospecto pasándolo a una oportunidad (este debería ser un simple click en CRM), puede comenzar a completar la información que conoce sobre su posible cliente y sus requisitos. Este suele ser un formulario estándar y puede agregar tantas pestañas como desee para capturar cualquier información que necesite. Sin embargo, no te equivoques al respecto. Esta parte es el motor de su automatización de ventas. Cuando crea una oportunidad, debe estar absolutamente seguro de que el PROCESO que utiliza para cerrar este cliente potencial es el mejor proceso para su negocio y para ese cliente en particular. No importa si el tiempo promedio de conversión es de 10 meses o diez días (o diez minutos), un proceso de ventas correctamente ejecutado será absolutamente clave para su rentabilidad, el éxito de su equipo de ventas y la satisfacción de su cliente. Una vez que haya terminado con esta venta, le gustaría hacerle una pregunta a su cliente. "En una escala del uno al diez, cuán fácil fue hacer su negocio con mi empresa". Las respuestas que obtenga le dirán si ha construido el mejor proceso de venta posible o no.

Construyendo un proceso de ventas

¡Los vendedores odian los sistemas de CRM! Eso es un hecho, y no sin una buena razón. La mayoría de los vendedores consideran que los sistemas de CRM son solo una forma de que el "jefe vea la información" y que no le devuelven nada a las personas que pasan horas ingresando la información. En la mayoría de las empresas, he visto gente de ventas ignorando la necesidad de mantener su CRM actualizado hasta diez minutos antes de una reunión de ventas, cuando se apuran para poner cualquier basura vieja en los campos requeridos, solo para mantenerse fuera de la línea de fuego. Así es como la gente actualmente percibe el CRM. Esta situación se ha producido porque la mayoría de los sistemas de CRM tienen un proceso rígido ya diseñado, que no se puede cambiar, para adaptarse al cliente o al tipo de oportunidad y, como tal, no puede ayudar al vendedor en absoluto. Un buen CRM le permitiría personalizar el proceso de ventas de tal manera que le permita trabajar CON el proceso, agregando y cambiando la información en tiempo real a medida que sucede, y el proceso permite que el vendedor sea más eficiente y venda más en menos tiempo

No existe el “talle único”

No existe tal cosa como "un proceso de ventas único para todos". Cada producto diferente y cada tipo de cliente necesita su propio proceso diseñado para satisfacer sus necesidades. Un software de CRM debe permitir diseñar los procesos de ventas que usará y crear tantas etapas en cada proceso como necesite. Las etapas denotarán cuán madura está la oportunidad y comenzará a brindar información de estilo de "widget" en tiempo real que muestran dónde se encuentra en cada proceso. Estos informes en tiempo real mantendrán a todos los vendedores interesados y les devolverán algo inmediatamente por sus esfuerzos a medida que crean los formularios de información de oportunidades de ventas. Elegir el proceso correcto a seguir para el tipo correcto de cliente es fácil y garantizará que sus clientes reciban el mejor trato posible, incluso cuando no estén allí para verificar en cada etapa.

 

¿Quién está involucrado con sus oportunidades de ventas?

Una nueva venta es algo emocionante. Los vendedores trabajan en cada venta ya que impulsa sus ganancias. Pero no debe olvidar que cerrar una venta es responsabilidad de toda la empresa. Si las únicas personas en su negocio que ingresan al CRM son los vendedores, entonces se está perdiendo un gran truco. Las mejores personas de ventas que tiene su empresa son:

1. Ingenieros de diseño

2. Gerentes de finanzas

3. Gerentes de proyecto

4. Inspectores de calidad

5. Gerentes de servicio

Para nombrar solo unos pocos…

El cierre de una venta es un evento que debe ser mejorado por un proceso mucho más amplio y en muchos casos un pequeño ejército de personas. Sus clientes necesitan saber que está construyendo su proceso de pago requerido en la venta, que el equipo del proyecto los está esperando con toda la información que necesitan para comenzar rápidamente, que los productos y servicios están listos para su entrega y, la mayoría importante, que su vendedor no está trabajando solo. Ahora, no me malinterpreten, muchas pequeñas empresas tienen muy pocas personas trabajando en cada cuenta de cliente. Pero no hay nada que te detenga de parecer grande, ¿verdad?

Automatizar el proceso de ventas asegurará que no se comentan errores

A medida que avanza la oportunidad, su cliente pasará por una serie de etapas de compra con usted y su reacción en cada etapa determinará su éxito para cerrar la venta o el fracaso y la pérdida de ese pedido.

En muchos casos, el seguimiento de una metodología predeterminada de "mejores prácticas" de ventas es clave.

Un sistema de CRM debe permitir hacer precisamente eso. Las Oportunidades deben permite vincular los acuerdos de nivel de servicio con el cliente, diseñar y acordar las mejores condiciones de facturación, enviar cotizaciones, facturación y pago para mantener informados a los equipos de proyecto de que se realizará el pedido, preparar los tiempos de entrega y las visitas de seguimiento de calidad. Todo esto, al ver, en tiempo real, toda la cartera para cada segmento de negocios y cada equipo de ventas y cómo se desempeñan contra los objetivos hace que la inversión en un CRM para su negocio sea una completa "obviedad".

 

Conclusión

 

Todas las empresas, sin importar su tamaño, necesitan vender más y mejor. Automatizar, estandarizar y ejecutar procesos de venta bien diseñados son la clave para el funcionamiento eficiente de la empresa. Y esto para cualquier tamaño de empresa y en especial las pequeñas. Por mucho tiempo, las PyMES no contaron con acceso a herramientas de CRM que brindaran estás capacidades, pero hoy en día, existen.

 

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