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Administración de Documentos - visión general

Navegación rápida

Llegue a lo que necesita, rápido
El navegador rápido le permite navegar rápidamente a través de todas las aplicaciones y sub-aplicaciones de forma fácil y rápida, pero todo el tiempo mientras los usuarios permanecen en la sala del equipo. Pulsaron Dejar en este menú para volver al panel de aplicaciones empresariales principales.

Controles de documentos y directorios

Haz todo lo que necesites hacer desde aquí
Administre las cargas, las descargas, la creación de nuevas carpetas, la edición (si tiene el complemento de colaboración documental), mover, eliminar, permisos, comentarios con tareas, compartir, vincular, exportar, supervisar y documentar información desde esta barra de herramientas

Búsqueda

Encuentre sus archivos fácilmente
Busque rápidamente documentos por toda la plataforma por su nombre aquí

Navegador y área de edición

Explora y edita tus archivos
En esta área del cuerpo principal, puede navegar fácilmente hacia arriba y hacia abajo a través de sus directorios. El acceso a los documentos se puede hacer a través de la aplicación principal o en cualquier área del documento de cualquier suite de aplicaciones de negocios. Si ha habilitado el complemento colaboración documental, al hacer clic en un nombre de archivo, se lo abre para editarlo utilizando el sistema de administración de documentos HTML5 "OnlyOffice" totalmente compatible con Microsoft Office. Incluso es compatible con múltiples autores que trabajanon en el mismo documento al mismo tiempo!
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Consejos

Pase el mouse sobre los puntos negros para acceder a una descripción o video rápido sobre cada elemento de la aplicación.

"El último conjunto de gestión de documentos y colaboración de documentos se compone de Gestión de documentos con Salas de equipo y Colaboración documental. Con estos 3 bloques de construcción habilita una empresa libre de software que tiene cero instalaciones en sentido descendente. Todo lo que necesitan se puede acceder, editar, cambiar, actualizar y compartir dondequiera que estén sus usuarios en el mundo y cualquier dispositivo que estén usando. ¡Incluso pueden trabajar juntos desde Nueva York y Londres en el mismo documento, al mismo tiempo! Incluso puede evitar las instalaciones basadas en PC y los costos asociados con la compra de Microsoft Office por usuario en su oficina. ¿Cómo es eso de un trato?"

Dave Tidwell, Chief Operating Officer

¿Para qué sirve Administración de Documentos?

El enfoque principal de la gestión de documentos

El objetivo de la gestión de documentos es múltiple, pero se puede describir de las siguientes maneras;
  • Actúa como un servidor de archivos de almacenamiento en red basado en la nube en toda su empresa
  • Impide que su personal gaste horas perdidas buscando el documento correcto para cada trabajo en el que están trabajando
  • Hace que sus documentos estén disponibles para usted donde quiera que esté, de forma segura y segura
  • Se necesita responsabilidad para el control de versiones y la numeración, de modo que su equipo siempre sepa qué es actual y qué no lo es
  • Con las herramientas adicionales de Colaboración Documental, permite que múltiples usuarios trabajen en un único documento a la vez, incluidas hojas de cálculo, documentos y más
  • Está vinculado a la perfección con todas las demás aplicaciones en todo el conjunto de aplicaciones de negocios. Si agrega administración de proyectos a sus aplicaciones con licencia 6 meses después de usar CRM o cualquier otra aplicación, todos los documentos en esas otras aplicaciones quedan inmediatamente expuestos en las aplicaciones recién agregadas. Incluso puede vincular documentos a clientes, clientes potenciales, oportunidades, proyectos, activos, etc.
  • Incluye un directorio muy potente y controles de archivos granulares para que pueda configurar los permisos para ver, editar, eliminar o incluso comentar cualquier documento o archivo en la solución En última instancia, es la piedra angular del paquete de aplicaciones de negocios y está disponible para todos los usuarios y aplicaciones en todo el conjunto. Ata documentos de forma inteligente a quién lo creó, cuál fue el contexto de su creación por aplicación y quién puede verlo, editarlo y volver a trabajarlo.

¿Qué hace única a nuestra Gestión Documental?

  • Reduce almacenamiento
    Nos ocupamos de su almacenamiento de documentos para que no tenga que hacerlo. Esto reduce la complejidad de su intranet local y de los sistemas de archivos y elimina una gran carga de sus gastos generales de TI
  • Mejora la seguridad
    El inicio de sesión único en la puerta de entrada de sus aplicaciones comerciales con directorio granular y permisos de archivos le da a su empresa el control total sobre quién puede hacer qué. Se realiza un seguimiento de cada archivo en busca de cambios para que tenga controles de auditoría completos sobre su historial y evolución.
  • Mejora el cumplimiento
    El seguimiento detallado de documentos, los controles de versión automatizados y los controles de acceso a documentos mejorados ayudan a aliviar su carga de cumplimiento.
  • Fácil acceso y recuperación
    Con un inicio de sesión válido en su suite, sus usuarios pueden acceder a todos los documentos en todas las áreas de aplicaciones habilitadas desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo en función de sus permisos subyacentes.
Hassle Free
  • Aumentar la productividad
    Con el complemento de Colaboración Documental, sus equipos pueden colaborar en tiempo real en la edición y el refinado de documentos. Amplíe esto aún más con salas de equipo que aumentan el enfoque de sus equipos en torno a sus tareas y objetivos críticos
  • Almacenamiento inteligente
    Almacene todos los documentos y archivos que un equipo necesita en un solo lugar mientras mantiene la relación con sus clientes, clientes, proveedores, etc.
  • Mejora de copia de seguridad
    Exportación fácil a Dropbox para complementar nuestros regímenes de respaldo en su nombre, además de exportar todos los documentos a su propio almacenamiento para una triple redundancia. Tenga en cuenta aplicamos un régimen de respaldo global de grado empresarial a todas las instancias de nuestra plataforma asegurando una disponibilidad constante de su información, datos y documentos de misión crítica.
  • Recuperación ante desastres
    Nuestra tecnología funciona como un único 'nodo' de servicio desplegado en múltiples centros de datos geográficamente dispersos. Esto proporciona una verdadera capacidad de recuperación de desastres naturales de grado empresarial.
Administración y colaboración documental le ahorrará a su empresa tiempo, dinero, complicaciones y reducirá el riesgo, e incluso facilitará que sus empleados encuentren lo que necesitan, cuando lo necesitan. ¡Ya no necesita un IT Manager que dedique todo el día a trabajar en estructuras de permisos de directorios y archivos! No es necesario comprar un costoso software para implementar en cada estación de trabajo de los usuarios. Nuestra plataforma combinada de Gestión de Documentos está lista para ser ampliada a Colaboración de Documentos con un complemento simple y muy rentable. También está disponible para todas las aplicaciones en el conjunto de aplicaciones de negocios y coloca documentos y archivos donde los necesita; contextualmente relevante para el trabajo que estás haciendo en ese momento.

Administración de Documentos - Caráterísticas

Integrado en todo

Gestión de documentos, no importa qué aplicación
La administración de documentos se envía de forma gratuita con la aplicación CRM y luego se habilita de manera predeterminada para cada una de las aplicaciones que se agregan de toda la suite de aplicaciones de negocios. No es necesaria ninguna integración, ¡solo funciona tan pronto como inicie sesión! Funciona a través de los activos, e-HR, contratos, proyectos, CRM, mesa de ayuda, contratos, inventarios, gestión de recursos, etc.

Información rica y seguimiento

Controles automatizados de versión
Nos hacemos cargo de monitorear y rastrear toda la actividad de todos los usuarios en todos sus archivos y documentos. Automatizamos el seguimiento, la auditoría y la numeración de versiones y controles en cada documento para que su equipo no tenga que

Comentarios que inician tareas

Deja que nuestra solución te persiga
Cada documento o archivo tiene su propio sistema de comentarios que hace que se cree una tarea para el destinatario para que no tenga que perseguirlos para revisar o rediseñar sus archivos.

Extienda la gestión de documentos con colaboración de documentos

Con nuestra Gestión de Colaboración, agregue su colaboración de documentos en tiempo real en toda su empresa. Está basado en nuestra suite de soluciones profundamente integrada y basada en la nube que pone todo el poder de compatibilidad completa con los formatos de documentos de Microsoft Office (y más) inmediatamente en el escritorio de sus usuarios sin descargas, sin instalación, sin problemas.

los usuarios pueden incluso trabajar juntos en el mismo documento al mismo tiempo. Tan pronto como otro miembro comience a trabajar en el documento con usted, puede supervisar lo que están haciendo. Cuando esté satisfecho, ¡puede guardar el archivo y el trabajo ya está hecho!

Destinatario del PC Mag Award "Uno de los mejores" para sistemas de gestión de documentos

Integraciones de gestión de documentos

ONLYOFFICE: utilizado por más de 2.000.000 de usuarios en todo el mundo, se trata de una poderosa suite de oficina integrada que es totalmente compatible con los formatos de documentos de MS Office. Le brinda la capacidad de editar todos los formatos de documentos populares, incluidos PDF, TXT, DOCX, DOC, ODT, RTF, HTML, EPUB, XLS, XLSX, ODS, CSV y PPTX. Se ejecuta de forma nativa en nuestros servidores, no se requieren descargas ni instalaciones. Pure HTML5. Esto se incluye en nuestro conjunto de aplicaciones de complemento de colaboración de documentos. ¡Incluye edición colaborativa en tiempo real para dar vida a tus equipos! Incluye muchas características increíbles que NO están disponibles en Google Docs o MS Office Online
Dropbox proporciona funciones externas sencillas para compartir, sincronizar y colaborar de forma segura y también se puede utilizar como una copia de seguridad adicional para los archivos de tu equipo. (Eso es una redundancia triple si hacemos copias de seguridad, haces copias de seguridad y también copias de seguridad en Dropbox). Si desea compartir sus Documentos sin proporcionar inicios de sesión de autoservicio a su empresa, exporte a Dropbox y colóquelos a disposición de sus terceros allí. Usted tiene el control total de quién tiene acceso a qué archivos y carpetas en Dropbox; todo lo que tiene que hacer desde nuestro extremo es iniciar sesión para habilitar la integración.
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