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¿Cuál es el objetivo principal de la aplicación de administración de Tareas?

El mejor software de administración de tareas actúa como una aplicación de lista fácil de usar para cualquier usuario

Todos los negocios confían en que sus empleados manejen los trabajos que se les otorgan como la piedra angular del éxito comercial. Cuando una empresa tiene procesos muy simples, puede ser el volumen de cosas que se tienen que hacer lo que se convierte en el desafío. En las empresas con flujos de trabajo mucho más complejos, el manejo y la administración de tareas se trata de orquestación y hacer las cosas correctas en el orden correcto y en el momento correcto. La aplicación de administración de Tareas es una de las aplicaciones que cruza este abismo entre simple y efectiva pero robusta y capaz. Se puede utilizar como una aplicación de lista de tareas definida por el usuario muy simple con una lista de tareas o se puede usar con plantillas de actividad y estado para pre-preparar listas muy complejas de tareas que luego se usan 'a petición' en muchas de las 79 aplicaciones en el paquete. Algunos usuarios lo consideran como un administrador de tareas en línea, otros como una aplicación de lista de tareas, para otros es un administrador de tareas, un planificador de tareas, una herramienta de administración de tareas o un sistema completo de administración de tareas en línea. Depende de su negocio cómo configura y usa el Administrador de tareas. Es simple de usar pero está muy bien integrado a otras aplicaciones que puede usar en el conjunto combinado de ERP / CRM. ¡Se puede usar de manera independiente también! Sus capacidades incluyen;

  • Asigne Tareas manualmente a usted o a cualquier otro usuario habilitado en su suite de aplicaciones empresariales, incluidos los usuarios de autoservicio, como sus clientes, contratistas, proveedores, etc.
  • Establezca un título y una descripción clara de la tarea para evitar ambigüedad o confusión
  • Defina tipos de tareas ilimitados para satisfacer sus propias necesidades comerciales, por ejemplo, llamadas, correos electrónicos, reuniones, actividades, compilación, sorteos ...
  • Defina sus propias categorías de tareas empresariales para que sean fáciles de filtrar y clasificar por categoría comercial
  • Establecer prioridades en cada tarea a medida que se crean
  • Establezca sus propios estados comerciales para cada tarea en función de su porcentaje de completitud u otros tipos de estado que elija
  • Establezca la ubicación en la que se manejará la tarea para que pueda filtrar tareas por oficinas, depósitos, almacenes o equipos
  • Establezca recordatorios automáticos si no se aceptan o completan en X minutos, horas, días o semanas de la fecha límite en cada tarea
  • Al crear una tarea, si no se selecciona como el propietario de la tarea, puede asignarla libremente a cualquier otro miembro del personal o usuario de autoservicio. Sí, se les notificará cuando se lo asigne a otra persona     
  • Agregue archivos adjuntos ilimitados utilizando el administrador de documentos integral para cada tarea. Podría, por ejemplo, agregar plantillas de documentos, esquemas, dibujos, fotografías o cualquier otra cosa como instrucciones para Tornos / Molinos Controlados por Computadora directamente a la tarea y asignarla al jefe de la tienda de cortado. ¡Trabajo hecho!
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  • Si una tarea se crea de forma independiente, en otras palabras, no como una función del flujo de trabajo en ninguna otra área de aplicación, puede estar vinculada a un contacto, empresa, oportunidad o cliente potencial en la solución     
  • Si se crea una tarea basada en la aplicación gestora de plantillas de actividades disponible para los administradores, se puede usar el administrador de tareas mientras se enlaza con las áreas de proceso empresarial de manejo de leads, administración de oportunidades, roles, manejo y creación de propuestas, generación de presupuestos para clientes, preparando órdenes de trabajo, manejando facturas, administrando contactos, administrando compañías o incluso en el manejo de tareas asociadas con las actividades de Debida Diligencia del Proveedor. No se requiere 'integración'. ¡Simplemente funciona!
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  • Cualquier asignación de una tarea crea una alerta y una notificación a todas las partes afectadas. Cualquier cambio posterior en el estado de una tarea también desencadena una notificación. Esto significa que no tiene que perder tiempo para alertar al personal de que le ha asignado tareas usted mismo; el software se encarga de ti     
  • Si las tareas no son aceptadas por los destinatarios de destino, 'time-out' se devuelven al originador de la tarea     
  • Una tarea accpetada se puede reasignar a otro usuario en cualquier momento; esto le da a su empresa flexibilidad para moverse a medida que cambian las condiciones sin simplemente eliminar tareas que no se pueden completar     
  • Las tareas completadas no se eliminan. Se archivan y permanecen visibles para su negocio para siempre. Nada está perdido. Acaba de salir de su vista operativa para evitar el desorden

Los usuarios básicos de su empresa verán la aplicación de administración de tareas como una simple lista de tareas pendientes. Los usuarios avanzados lo verán como un marco completo para la administración de tareas de cualquier complejidad a través de su negocio; incluso en sitios múltiples. Si los usuarios de su empresa utilizan nuestras herramientas opcionales de Gestión de proyectos, por supuesto, se incluyen con su propio marco de gestión de tareas que lleva la gestión de tareas un paso más allá; asigna actividades de dependencias y precursores a cada tarea. Con nuestro panel de estado de actividad, una empresa pequeña o incluso mediana podría usar nuestra aplicación de administración de tareas como una aplicación de administración de proyectos básica también. Recomendamos que las empresas que deseen utilizar capacidades de gestión de tareas más elaboradas junto con la Gestión de proyectos lo hagan con las propias herramientas de gestión de proyectos.

Using sets of activities to define a set of tasks to be handled by task manager
En el ejemplo de 'Manejo de un cliente potencial en CRM', arriba de nuestra configuración administrativa, hay 5 tareas para el manejo rutinario de un nuevo cliente potencial. Dave Tidwell asumió 3 de las tareas él mismo y le asignó la confirmación de suscripción al boletín informativo a Rupert, que ha terminado esa tarea, por lo que está en la columna completa. Actualmente, Harley está trasladando su tarea con la función de arrastrar y soltar para 'confirmar los requisitos' hasta completar el 60%, de modo que todos conocen el estado exacto de las 5 tareas asignadas en tiempo real. Este es el mejor software de administración de tareas, ya que una lista de tareas pendientes solo se puede ver "verticalmente". La aplicación Trivaeo Task Management, junto con el manejo de las actividades y el estado, lo lleva aún más lejos, permitiendo que las tareas se vean como "seres vivos", cada una con un estado individual y porcentaje completado que se actualiza en tiempo real.
Task Manager App - Main areas of focus

Administración de Tareas - Destacados

  • En línea 24x7
    Proporciona acceso permanente y fácil para sus empleados a sus tareas, rastreador de tareas, lista de tareas pendientes y administrador de tareas en línea
  • Tiempo real
    Todas las tareas enviadas se graban y se exponen en tiempo real, lo que maximiza la eficiencia y la transparencia del negocio frente al fuego tradicional y olvida opciones como enviar una tarea a otro usuario como una solicitud por correo electrónico. Ellos pueden verlo, ¡es posible que no!
  • Gran flexibilidad
    Úselo de forma autónoma o como un elemento intrínseco y profundamente vinculado de sus otras aplicaciones empresariales en CRM ERP Suite
  • Automatización
    Configure sus propias actividades y estados y úselas, aunque sean complejas, como plantillas para repartir grandes grupos de tareas entre mucha gente automáticamente. ¡Incluso puede automatizar un proceso de producción en 10 oficinas remotas con esta herramienta de tareas si tiene cuidado al configurarla correctamente!
Creating a new set of automated tasks with the task management software to make a cup of tea
Ejemplo: crear un nuevo conjunto de tareas preparadas para el equipo de órdenes de trabajo sobre cómo preparar una taza de té.
  • Modularidad
    Úselo solo o úselo como parte de la suite de aplicaciones empresariales CRM ERP más amplia. Consolidado de forma inteligente con sus otras aplicaciones comerciales por defecto o cree sus propias tareas cuando las necesite y asígnelas libremente a cualquier usuario habilitado en su solución
  • Acceso en cualquier lugar, en cualquier momento
    Acceda, envíe, apruebe o revise sus tareas o las que ha asignado a otras personas en su PC de escritorio, tableta o dispositivo inteligente
  • Notificaciones
    Los empleados y usuarios son notificados en su "Mi mundo" y por correo electrónico si el estado de una tarea ha sido cambiado. También pueden ver el estado de sus tareas en tiempo real cuando lo deseen visitando su vista 'Tareas' en su menú principal.
  • Autoservicio / Acceso de Contratista
    Asigne inicios de sesión de autoservicio a sus contratistas y otro personal temporal o externo para que puedan recibir tareas asignadas por su empresa y completarlas

Herramiento de administración de Proyectos

Administración de Tareas

Para obtener más detalles sobre la administración de tareas, puede considerar utilizar nuestras Herramientas de administración de proyectos. Las aplicaciones de gestión de proyectos incluyen una solución granular de gestión de tareas que permite que las tareas sean elementos del flujo de trabajo de un proyecto, de modo que con cada conjunto de tareas puede establecer sus cronogramas, duraciones, costos, recursos, predecesoras y tareas principales. ¡Construye efectivamente un diagrama de Gantt del proyecto simplemente usando la administración avanzada de tareas y la administración de recursos juntas!
Task Manager App - Highlights

Típico flujo de trabajo de la aplicación de tareas

To do list app task management software

Paso uno

El usuario crea una nueva tarea
En lugar de utilizar notas post-it o hacer solicitudes en correos electrónicos, los usuarios crean una nueva tarea en la aplicación del administrador de tareas. Al crear una nueva tarea, pueden establecer su fecha y hora de vencimiento, el tipo de tarea, la categoría, la prioridad, el estado inicial, la ubicación afectada (oficina) y los períodos de recordatorio. Con una descripción completa, agregue los archivos adjuntos necesarios y el enlace a contactos / empresas / contactos u oportunidades que luego pueden establecer para quién es la tarea. Los usuarios también pueden usar las plantillas de tareas desde la aplicación de estado de actividad descrita anteriormente en esta página. Una vez guardada, la tarea pasa al paso dos
to do list app receiving a notification of a new task by email

Paso dos

Las partes afectadas son notificadas sobre sus tareas asignadas
Una vez que una tarea se asigna a cualquier otro usuario que no sea el originador, se le notifica automáticamente por correo electrónico de la nueva tarea. Los usuarios pueden revisar todas sus tareas asignadas o filtrar por otros en la aplicación del Administrador de tareas disponible para ellos en su "Menú principal" del paquete de aplicaciones de negocios. A medida que los usuarios avanzan en las tareas, cambian su estado de "no iniciado" a completado según lo define el administrador de su empresa, de modo que las partes afectadas puedan revisar el progreso hasta la finalización de la tarea más o menos en tiempo real.
to do list app reviewing a list of open and assigned tasks and to do with the online to do list app

Paso tres

Trabajando sus tareas
Cada usuario afectado que tiene acceso al Administrador de tareas puede revisar su lista de tareas asignadas abiertas o archivadas (completadas) en cualquier momento. Tienen una vista de un vistazo de su lista de tareas y lista de tareas y pueden actualizar el estado de cada tarea a medida que las manejan. Recuerde que estas tareas pueden formar parte del flujo de trabajo de otra aplicación en el conjunto de aplicaciones o puede ser solo una tarea independiente por sí mismas o por otro colega. El software de administración de tareas no le importa. Todas las tareas se gestionan de la misma manera, independientemente de su origen, nuestra fuente.
Task Manager App - How To

Administración de Tareas - Resumen

La aplicación de administración de Tareas es el mejor software de administración de tareas para cualquier pequeña o mediana empresa. Bueno, esa es nuestra opinión porque sabemos que a nuestros clientes les encanta. Expone una combinación maravillosa de funcionalidad y confiabilidad combinada con facilidad de uso que la hace perfecta en todo, desde actuar como una aplicación de lista básica para un solo usuario hasta un elaborado sistema de administración de tareas para una empresa más grande

En casos de uso simple, puede ser utilizado por un miembro de su equipo para anotar las tareas en el futuro, de modo que no se olviden de hacer cosas importantes. Incluso les molestará o les recordará en el futuro que el muerto se acerca rápidamente. A los usuarios les encanta el hecho de que las tareas aparezcan automáticamente en su calendario sin otra intervención o entradas requeridas por el usuario.

En escenarios más elaborados, un gerente de proyecto puede usar el sistema de estado de actividad y plantillas en admin para definir cualquier cantidad de tareas que siempre ocurren en un flujo de trabajo en particular. Luego, en el futuro, cuando un usuario crea un nuevo cliente potencial, o una nueva oportunidad, orden de trabajo, etc., puede seleccionar una plantilla de empresa preparada. ¡Listo! Todas las tareas se asignan de inmediato y las fechas, notificaciones y configuración ya están hechas. Ahora solo es cuestión de seguir adelante y trabajar en las tareas asignadas desde la plantilla.

La aplicación del administrador de tareas se puede usar como una herramienta de administración de proyectos integral pero simple por derecho propio. Dicho esto, la suite de administración de Proyectos puede llevar aún más la Administración de tareas, ya que puede utilizar el concepto de tareas con más granularidad y definición para crear diagramas de Gantt, establecer acciones y pasos previos y definir las duraciones típicas de las tareas. Si su empresa necesita una aplicación de gestión de tareas elaborada como complemento de una aplicación de gestión de proyectos, no puede hacer más que mirar nuestras aplicaciones de gestión de proyectos para este fin.

En la mayoría de los casos, todo lo que necesita una empresa pequeña o mediana para la gestión diaria de tareas es la capacidad de crear tareas asignadas a usuarios que luego inician sesión en nuestra aplicación de administración de tareas basada en la web y tratan las tareas resultantes como una lista de quehaceres. La capacidad de llevar el software aún más lejos con las actividades automatizadas y los tableros de estado proporciona a los líderes empresariales una visión general exacta de dónde se encuentran realmente un conjunto complejo de tareas. El cambio de arrastrar y soltar en el estado de una tarea asignada es una bendición para los usuarios que no desean abrir toda la tarea solo para moverla hacia adelante en el proceso; todo lo que quieren hacer es moverlo el 20% del camino. Arrastrar y soltar es perfecto para este escenario, por eso permitimos que el software funcione de esta manera

Dave Tidwell, Chief Operating Officer
Task Manager App Summary
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